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Wo ist mein Tisch bitte?

Vom Saalplan, über das Tischkärtchen bis hin zur unvermeidlichen Änderung in letzter Minute

Die Herausforderung

Grosse, tischfüllende Saalpläne, Excel-Tabellen, viele viele bunte Post-Its, lange Meetings, wichtige Entscheidungen – das Planen der Sitzordnung ist ein Job, der Überblick, politisches Fingerspitzengefühl und Flexibilität benötigt. Und dies nicht nur im Vorfeld, auch On-site bis zur letzten Minute.

Viel Geld, Zeit und Geduld fliesst in das Organisieren des Galaabends, soll jeder intern und externe Gast einen perfekten Abend mit feinem Essen nach seinem Anforderungen, mit interessanten und relevanten Gesprächspartnern und Gesprächspartnerinnen erleben – kurz am richtigen Tisch, mit den passenden Personen sitzen.

Um dies zu erreichen, sollte im Vorfeld der aktuelle Saalplan, die Tischverteilung und die vorhandenen Sitzplätze allen Entscheidern einsehbar sein. Mehr noch: Gemeinsam und möglichst zeitgleich muss mit allen Involvierten am Plan sowie der Tisch- sowie Sitzverteilung gearbeitet werden können. Key Account-Manager sollten aus Effizienzgründen ihre Gäste selbsttätig platzieren, wobei alle Änderungen jederzeit für das erweiterte Planungsteam sichtbar sein sollten.

Vor Ort müssen die aktuellen Daten den Zuweisern zu jedem Zeitpunkt zur Verfügung stehen, auch wenn die Tischlisten und -kärtchen bereits gedruckt worden sind. Die Gäste-Manager können die Teilnehmer selbstständig platzieren und Änderungen bis zuletzt vornehmen. Diese müssen dann unaufwendig und transparent an alle Beteiligten kommuniziert werden.

Leere Stühle aufgrund von No-Shows möchten Sie vermeiden. Nachträglich eintreffende Gäste benötigen unaufwendig und diskret einen passenden Tisch. Sogar die freie Wahl der Sitzplätze ist bei manchen Events erwünscht und muss ermöglicht werden. Dies macht das Einsehen der aktuellen Tischpläne online notwendig, damit unter anderem das Catering auf dem neuesten Stand ist.


Die Lösung

colada.seating stellt Ihnen den kompletten Workflow des Seatings zur Verfügung. Sie erstellen die Saal- und Tischpläne auf Basis der registrierten und geladenen Teilnehmer. Diese Liste steht immer in der aktuellen Version bereit, genauso wie die Daten zum Verteilen der Stühle.

Per Drag-and-Drop wird das Zuweisen und Ändern von Bereichen, Tischen und Plätzen schnell und einfach. Der jeweils letzte Planungsstand kann allen involvierten, wie Eventmanagern, Brokern, Gäste-Managern, externen Dienstleistern oder auch den Gästen, zugänglich gemacht werden.

Vor Ort ist die Gästeliste mit der aktuellen Tisch- und Platzplanung jederzeit online verfüg- und änderbar. Nachträglich eintreffende Gäste oder No-Shows können live eingetragen werden. colada.seating liefert den Anwesenheitsstatus für jeden einzelnen Sitzplatz. Damit ist das Catering immer auf dem neusten Stand und erhält live wichtige Informationen zur Allokation des richtigen Menüs an die richtige Person.



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